Quiero saber de los archivos

Introducción

Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las obligaciones de transparencia en materia de archivos por parte de los sujetos obligados de la Ley en la materia, y otorgar certeza en la búsqueda de la información que requiere el ciudadano. En el Inaip Yucatán, se ha diseñado un Micrositio en el que se pueden consultar los documentos normativos e institucionales, así como los mecanismos implementados como buenas prácticas para el cumplimiento de la Ley General de Archivos.

En ese sentido, la expectativa es que los sujetos obligados consideren como referencia, las actividades que en materia de archivos se han llevado a cabo en el Inaip Yucatán, y que los ciudadanos conozcan el tipo de información que obra en sus archivos.

Objetivo

Contar con un mecanismo de consulta para el cumplimento de obligaciones en materia de archivos, a través de un Micrositio, para que los sujetos obligados y los ciudadanos puedan consultar las disposiciones vigentes e institucionales en materia de archivos e implementar buenas prácticas.

Marco normativo

De las obligaciones de transparencia comunes, en materia de archivos

Artículo 70, fracción XLV de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

La Ley General señala que los sujetos obligados pondrán a disposición del público y mantendrán actualizada, en los respectivos medios electrónicos de acuerdo con sus facultades, atribuciones, funciones u objeto social, según corresponda, la información, por lo menos de los temas, documentos y políticas entre las que destacan algunos de los instrumentos de control y consulta a los que se refiere el artículo 13 fracción II y 14 de la Ley General de Archivos que son:

  • El Catálogo de disposición, y
  • La guía de archivos documental.

Por su parte, los artículos 52 y 72 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Yucatán, señalan que:

Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones. De igual forma prevé que se presumirá la existencia de la información cuando se refiera a las facultades, competencias y funciones que los ordenamientos jurídicos aplicables otorgan a los sujetos obligados.

Así mismo, el artículo 72 establece como información obligatoria, la información común citada en el artículo 70 de la Ley General en la materia, entre la cual están los instrumentos de consulta mencionados.

Marco normativo Institucional

Instrumentos de control y de consulta archivística:

Disposiciones normativas Institucionales

Sistema Institucional de Archivos

En cumplimiento a las obligaciones derivadas de la Ley General de Archivos, así como de los Lineamientos para la organización y conservación de archivos, se estableció el Sistema Institucional de Archivos, que está integrado por:

Áreas normativas:
Un área coordinadora de archivos;
Comité de Transparencia.

Áreas operativas:

  • Correspondencia u oficialía de partes;
  • Responsables de los archivos de tramite
  • Responsables del archivo de concentración, y
  • Responsable del archivo histórico.

En este sentido, se emitieron los siguientes nombramientos y designaciones:

Instructivos

Grupo Interdisciplinario del Inaip

Actas de Grupo Interdisciplinario del Inaip Yucatán:

Actas de Sesión 2024
Actas de Sesión 2023
Actas de Sesión 2022
Actas de Sesión 2021
Actas de Sesión 2020
Actas de Sesión 2019
Actas de Sesión 2018
Actas de Sesión 2017

Acciones institucionales y buenas prácticas para la implementación de la Ley General de Archivos

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley General de Archivos, así como en los Lineamientos para la organización y conservación de archivos vigentes, en el Inaip Yucatán se han realizado las siguientes acciones:

Al respecto, se realizó la depuración de los archivos de trámite y de concentración, a través de la aplicación de las medidas definidas en los Criterios.

Por lo anterior, y como parte del proceso para la eliminación de la documentación referida en los Criterios, los titulares de las áreas o unidades administrativas del Inaip Yucatán, a través de los responsables de los archivos de trámite designados, presentaron a la coordinación de archivos, los siguientes documentos:

Escritos de justificación para la eliminación de documentos administrativos que carecen de valores documentales, de las siguientes áreas:

Escritos de justificación para la eliminación de documentación siniestrada:

Evidencia fotográfica del proceso de depuración


Se llevó a cabo la baja documental de los expedientes de que han cumplido su vigencia y plazos de conservación, de las siguientes unidades administrativas:

Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el Dictámen de valoración documental de fecha 20 de agosto de 2019, emitido por el Archivo General del Estado de Yucatán.

De la consulta de archivos para el ciudadano

Con el fin de aportar elementos que faciliten el ejercicio del Derecho de Acceso a la Información del ciudadano, se elaboró la presentación "Quiero saber de los archivos", en la que se mencionan los principales temas que involucran la gestión documental y administración de archivos. Dicha presentación podrá ser consultada aquí

 
¿Cómo llegar al Inaip Yucatán?